Inventários de estoque, um mal necessário...

Todos os anos a história se repete: pressão para produzirmos em quantidade e com a qualidade exigida, cumprindo prazos apertados para atendermos a clientes cada vez mais exigentes, e o que acontece? O inventário de estoque acaba ficando para a última hora...

Para falarmos sobre os métodos de inventário é necessário entendermos primeiramente a sua finalidade, os inventários são a contagem física dos itens em estoque de modo a aferirmos a acurácia dos estoques e para atendermos a requisitos fiscais e contábeis da empresa.

Vamos lá então...

1 Acurácia.

A acurácia de estoque é determinada pela relação entre a quantidade física existente no armazém e aquela existente nos registros de controle. Esses registros podem estar armazenados em sistemas avançados que integram os ERPs. O estoque apresentará acurácia igual a 100% quando a quantidade física coincidir com a quantidade teórica (Bertaglia, 2005, p.319).

Ainda segundo Bertaglia (2005, p. 319), manter a acurácia dos estoques em um nível elevado trará vantagens significativas para a organização, tais como:

Ø Nível de serviço adequado ao cliente;

Ø Determinar corretamente o momento do ressuprimento;

Ø Garantir a disponibilidade de material para a produção;

Ø Analisar níveis de existência e eliminar excessos;

Ø Controlar obsolescência;

Ø Analisar a situação financeira com base nas informações corretas dos estoques;

O resultado da acurácia é obtido em uma porcentagem, dada pela relação entre a quantidade física observada e a quantidade teórica apontada pelos sistemas de informação, sendo calculada pela seguinte fórmula:

A acurácia na gestão dos itens críticos tem uma importância de proporções ainda maiores, pois como na maioria das vezes, se trabalha com itens de um custo unitário elevado e com baixo giro de estoque. Nesse caso qualquer diferença no estoque, por mínima que seja, implicará em uma parada de produção ou em um aumento significativo nos custos de manutenção de estoques.

Os avanços da tecnologia nos têm auxiliado sobremaneira nesse sentido, a utilização de ferramentas como o código de barras e o RFID (Radio Frequency Identification – Identificação por Rádio Frequência), está ajudando a mitigar as diferenças de saldo no estoque, principalmente quanto aplicada em itens de alto valor agregado a tecnologia RFID apresenta um excelente custo benefício, oferecendo ainda a vantagem da rastreabilidade do componente.

Imagem 1 – Tecnologia RFID

2 Inventário Físico.

O inventário é um levantamento físico, ou seja, a contagem dos materiais existentes para efeito de confrontação periódica com os estoques anotados nos fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais. Algumas empresas lhe dão o nome de inventário físico porque se trata de um levantamento físico e palpável daquilo que existe em estoque na empresa (Chiavenato, 2005, p. 133). O inventário é feito, quase sempre, no encerramento do período fiscal da empresa e mobilizam-se vários setores da empresa, ele é realizado para atender tanto a uma necessidade fiscal quanto a uma necessidade contábil para a apuração do material realmente consumido.

2.1 Tipos de Inventários.

Segundo (Chiavenato, 2005, p. 133), existem basicamente dois tipos de inventários: os inventários gerais e os inventários rotativos.

Ø Inventários gerais: são efetuados no final do exercício fiscal da empresa, abrangendo a totalidade dos itens de estoque de uma só vez. Pelo volume de contagens feitas, eles demandam algum tempo, exigindo a paralisação de cada área inventariada. Não permite conciliações ou ajustes, nem a análise das causas das divergências entre o estoque teórico e o estoque realmente contado.

Quadro 1 – Inventário Geral.

Ø Inventários rotativos: são efetuados através de uma programação mensal, envolvendo determinados itens de material a cada mês. Com a menor quantidade de itens, esse tipo de inventário não exige a paralisação da área inventariada e permite condições de análise das causas das discrepâncias entre o registrado e o real, bem como melhor controle. É óbvia a superioridade dos inventários rotativos sobre os inventários gerais.

Quadro 2 – Inventário Rotativo.

3 Planejamento do Inventário.

De acordo com (Chiavenato, 2005, p. 134), Para a execução dentro do menor tempo e da maneira mais eficaz possível, o inventário deve ser bem planejado e seguir algumas etapas básicas:

Ø Identificação e Convocação das Equipes: Os inventariantes devem ser escolhidos e agrupados em duas equipes: a equipe de primeira contagem e a equipe de segunda contagem ou de revisão.

Ø Arrumação Física: Os itens a serem inventariados deverão ser adequadamente arrumados, agrupando itens iguais, identificando-os com os respectivos códigos e cartões, desimpedindo os corredores para facilitar a movimentação, isolando os itens que não serão inventariados de maneira a facilitar os trabalhos de contagem.

Ø Cartão ou Ficha de Inventário: Constitui o meio de registro de contagem de cada item. O cartão de inventário pode ser impresso em diferentes cores para identificar os vários tipos de estoque e pode ter partes destacáveis para até três contagens do mesmo item.

Ø Atualização dos Registros de Estoque: os registros de entradas, saídas e saldos de estoques deverão ser atualizados até a data do inventário.

Ø Contagem do Estoque: Cada item de estoque a ser inventariado deverá ser obrigatoriamente contado duas vezes. A primeira contagem será feita pela equipe reconhecedora, que anotará a contagem no respectivo destaque do cartão. A segunda contagem será feita pela equipe revisora, que a anotará no respectivo cartão. O coordenador do inventário deverá verificar se a primeira contagem confere com a segunda. Se positivo, o inventário para esse item estará correto. Se houver discrepância deverá ser encaminhado para uma terceira contagem por outra equipe diferente.

Ø Conciliações e Ajustes: nos casos de divergências entre o real e o registrado, as seções envolvidas no controle de estoques deverão justificar as variações ocorridas entre o estoque contábil e o inventariado por meio do relatório de diferenças de inventário.

Quadro 2 – Planejamento do Inventário.

É muito comum no ambiente produtivo que materiais de manutenção e reparo fiquem armazenados nas oficinas da empresa de forma irregular. Esses materiais são, na maioria das vezes, provenientes de erros de planejamento em que foram requisitados ao almoxarifado, materiais que acabaram não sendo efetivamente utilizados. O procedimento ideal é a devolução dos itens não utilizados assim que termine a intervenção no equipamento, não sendo isto possível, todo material não utilizado deverá ser devolvido aos almoxarifados antes do inventário geral para que o mesmo seja contabilizado novamente no estoque. Outra fonte de geração de estoque irregular nas oficinas são os componentes reparáveis, que após retornarem dos fornecedores de serviço dessas reformas, acabam ficando nas oficinas ao invés de serem retornados aos almoxarifados.

É de extrema importância que a gestão dos itens reparáveis esteja a cargo da área de suprimentos, que toda a movimentação desses itens seja feita via estoque, para que não se perca a rastreabilidade dos mesmos. Alguns softwares importados de ERP já oferecem esse tipo de controle via sistema.

Os enormes investimentos em materiais e mercadorias armazenados são motivos mais do que suficientes para justificar a correta análise e acompanhamento dos itens estocados, seja através de um inventário geral ou através dos inventários rotativos.

A equipe do IDEL está preparada com os melhores profissionais do mercado para realizarmos o inventário da sua empresa!!!

Entre em contato conosco: contato@idel.com.br ou ligue (31) 2531-0166